L'evoluzione del software basata su un'esperienza trentennale

Il CRM si divide in due funzionalità fondamentali:

1. Funzionalità relativa alla gestione e visualizzazione dei documenti, che permette di controllare l’archivio dei preventivi e degli ordini presenti in MyMicromega, con grafici per tipologia di prodotto, suddivisi per stato di avanzamento del documento e di crearne di nuovi o modificarli con collegamento diretto a MyMicromega

2. Funzionalità relativa alla gestione del Contatto/Cliente Effettivo/Fornitore

La gestione “Contatto”

Permette di registrare tutte le informazioni relative al contatto, come ad esempio: provenienza, motivo della visita, organizzazione del lavoro, se professionista (architetto o procacciatore), contatto, ecc., che contribuiscono a redigere una scheda dati completa e risultano essere un utile strumento di lavoro sia nella fase di preventivazione che nella fase di gestione dell’ordine. Permette poi la gestione dei cointestatari dell’edificio dove saranno installati i prodotti per la successiva detrazione fiscale.

Scheda Contatto:

• Gestione dei CONTATTI, CLIENTI EFFETTIVI, FORNITORI con scheda anagrafica completa e suddivisione del contatto per punti vendita e agente
• Funzionalità di geolocalizzazione tramite Google Maps
• Funzionalità di apertura Browser per sito collegato al contatto
• Suddivisione per persona fisica o azienda
• Gestione del Rating contatto
• Gestione dello stato contatto per monitorare se è in gestione, attivo o chiuso
• Ricerche per descrittive (nome, indirizzo ecc.), per stato contatto e per Rating
• Ordinamento liste per ultima modifica, Rating, Nominativo contatto

Scheda Gestione Cantiere:

• Creazione di n. cantieri per contatto
• Scheda anagrafica cantiere completa con gestione del Tipo lavoro, Tipo Edificio, Piani, Certificazioni
• Funzionalità di geolocalizzazione tramite Google Maps

Contatti di riferimento:

• Gestione delle figure collegate al cliente come Architetto, Capo progetto, parenti con relativo indirizzo, nr. di telefono ecc. Scheda Interesse:
• Rilevazione interesse del cliente per tipologie di prodotti registrate per data visita al fine di realizzare uno storico dell’interesse per tipologia di prodotto
• Struttura ad albero di registrazione con rilevazione per macro-famiglie fino al minimo dettaglio del prodotto a tre livelli
• Rating di interesse per tipologia prodotto

Scheda controllo documenti:

• Controllo dei preventivi e ordini cliente collegati al contatto
• Suddivisione preventivi/ordini cliente per stato
• Grafici per controllo incidenza tipologia di prodotto anche per stato
• Creazione immediata del preventivo/ordine
• Apertura immediata del documento

Scheda attività:

• Suddivisione attività per aree collegate alla tipologia di contatto (Contatto, Cliente effettivo, Fornitore)
• Gestione dello stato dell’attività con colori (vedere svolte positive, rosse negative)
• Visualizzazione della attività per aree e per tipo di attività
• Visualizzazione del numero attività per tipo attività
• Collegamento delle attività allo specifico cantiere del contatto (utile per le imprese di costruzione)

Scheda dettaglio attività:

• Creazione nuova attività
• Pianificazione attività
• Annotazioni e descrizione attività
• Creazione della notifica nel CRM
• Creazione attività in Outlook
• Gestione chiusura attività con creazione nuova attività correlata
• Modifica dello “stato contatto” in automatico dalla gestione delle attività

Scheda Allegati:

• Suddivisione degli allegati per area e tipo documento
• Creazione allegato con importazione del file o con sistema Drag & Drop
• Lista allegati per area e per tipo documento
• Apertura immediata di un allegato utilizzando il programma predefinito in Windows per la gestione di quel tipo di file
• Archiviazione automatica dell’allegato in cartelle specifiche anche in area cloud
• Integrazione con Office 365, Outlook, Autodesk DWG VIEWER, Acrobat Reader
• Archiviazione e associazione automatica di documenti, file DVG, PDF, foto, immagini, mail
• Invio e-mail di uno o più allegati direttamente al contatto e alle figure abbinate ad esso, es. Architetto, Capo cantiere, Geometra ecc., con selezione del Destinatario, del CC e CCN
• Collegamento con App Onedrive o cloud per smartphone utile per eseguire foto in cantiere collegate alle varie fasi del lavoro: Rilievo, Posa, Lavoro Finito, Post vendita.

1.1 Preventivo: “per produrre bisogna vendere”

Il preventivo è un po’ il “biglietto da visita” dell’azienda. Una preventivazione snella, veloce ed alla portata di tutti può garantire una più rapida risposta alle aspettative del cliente. Che dire poi della possibilità di creare il preventivo nella sua lingua? Con il software GAMMA è possibile suddividere la trattativa commerciale per tipologie di prodotto, permettendo così all’operatore di attribuire sconti diversi e controllare in tempo reale l’effettivo impatto percentuale sull’importo totale della fornitura. Grazie a questa procedura, si potranno prendere decisioni immediate basate su dati certi e non su intuizioni. Con operazioni semplici e veloci, è inoltre possibile:
• richiamare e modificare il preventivo (con variazione di prodotti e di caratteristiche) senza perdere le informazioni storiche dell’intera trattativa commerciale
• gestire le varianti
• gestione Ecobonus con calcolo automatico della detrazione con prezzo al metro quadro in funzione della zona climatica e tipo di infisso
• memorizzare le informazioni sulla possibile fornitura
• rappresentare graficamente il modello fornito al cliente, capitolati grafici (con foto)
• inserire voci di costo aggiuntive (es. posa, trasporto, ecc.)
• gestire lo sconto finale
• personalizzare la stampa del preventivo
• sapere in qualsiasi momento in che “stato” è il preventivo, quanti preventivi e che importo totale per “stato”
• richiedere l’offerta al fornitore
• controllare costi/ricavi sul preventivo per fornitore.

1.2 La conferma d’ordine

La conferma dell’ordine può seguire l’importazione del preventivo oppure può essere inserita in modo diretto, senza che vi sia un preventivo collegato.
Essa conterrà tutte le informazioni codificate relative al cliente e/o al cantiere, può essere suddivisa in stralci esecutivi per la gestione di consegne diversificate, calcolerà in automatico l’IVA 10/22 in funzione delle tipologie di prodotto e sarà correlata da una serie di stampe che forniscono la situazione ordine cliente/ordine fornitore per un completo controllo su tempi e costi e rendono l’operatività più fluida e veloce.

1.3 La configurazione del prodotto

La configurazione dei prodotti presenti nel dettaglio del preventivo/ordine che intendiamo fornire al nostro cliente viene effettuata con un sistema di domande e risposte semplice e veloce e può essere riportata anche sulla stampa del preventivo, e sulle dichiarazioni allegate agli ordini clienti. Il sistema a varianti, sullo stile domande e risposte, ci permette di configurare il modello in modo semplice e veloce. E’ possibile definire con il configuratore di modelli le domande da fare e le relative risposte.
La lista che deriva dalla scelta delle risposte potrà essere diversa in relazione ai materiali e potrà anche visualizzare immediatamente il prezzo calcolato in funzione della regola stabilita nel listino (es. metro quadro del vetro, del serramento ecc.).
Per i vetri vengono riportate anche le caratteristiche dei valori di trasmittanza al fine di permettere all’utente una scelta rapida e veloce.
Il Configuratore Grafico di prodotto è lo strumento che consente di modificare il progetto base di un serramento personalizzandolo in funzione delle diverse esigenze di ogni singolo cliente.
I modelli realizzati tramite il Configuratore possono essere catalogati creando una struttura ad albero per una scelta veloce e guidata.
Ogni modello inserito potrà essere modificato. La duplicazione del modello è semplice e veloce e funziona come il “Salva con nome” dei programmi di Office.
Ad ogni modello è possibile abbinare le varianti che funzionano con il concetto di domande/risposte.
Le domande possono essere impostate in modalità obbligatoria o facoltativa, controllando se siamo in fase di preventivo o di ordine, infatti possiamo scegliere che alcune varianti siano obbligatorie nell’ordine e non nel preventivo (come ad esempio per il senso di apertura).
La scelta delle varianti può essere rappresentata graficamente ed essere suddivisa in cartelle: Legno, Finitura, Colore Accessori, Vetrocamera, ecc.
Per ogni progetto è possibile stabilire la distinta dei componenti con il calcolo della quantità sia per valore assoluto sia per formula, con la lettura delle caratteristiche del prodotto in dimensioni e quantità.
Alcuni componenti possono essere inseriti ma non attivati.
Sarà possibile attivarli tramite il configuratore e farli uscire solo nei casi desiderati.
Per velocizzare e semplificare il caricamento dei dati e la configurazione dei progetti è possibile utilizzare un foglio Excel collegato a GAMMA tramite delle macro VBA che permette la lettura delle informazioni inserite in GAMMA per poterle controllare, cambiare o implementare direttamente da Excel.
Questo sistema permette di configurare velocemente i progetti con le relative varianti (domande / risposte), i listini a griglia, i testi di capitolato e le formule del configuratore, riducendo il tempo di caricamento dati e la configurazione dei vostri prodotti a meno della metà.

1.4 L’analisi dei costi e gestione dei listini

Con MyMicromega è possibile sviluppare in tempo reale l’Analisi dei costi al fine di massimizzare l’efficienza dell’amministrazione delle risorse a disposizione. La corretta conduzione delle operazioni di gestione aziendale comporta un processo continuo di decisioni che richiedono un flusso continuo di informazioni, principalmente riguardo le grandezze di Costi e Ricavi.
Il costante monitoraggio dei costi permette di tenere sotto controllo lo stato di salute della Vostra azienda e soprattutto di allocare sapientemente le risorse che avete a disposizione. Avere un quadro preciso dei costi, inoltre, è propedeutico alla determinazione del prezzo di vendita ottimale.
I benefici dell’analisi dei costi sono rilevanti sia in fase di programmazione e pianificazione aziendale, sia in sede di decisioni strategiche. Ciò significa che, se correttamente applicata e con i dovuti strumenti di controllo e monitoraggio, l’analisi dei costi concorre a: • Far risparmiare denaro all’azienda • Tagliare gli sprechi • Migliorare il rapporto qualità/prezzo • Essere più competitivi sul mercato.
si possono gestire un numero illimitato di Listini nei seguenti formati:
• Griglia con ricerca del prezzo in funzione della larghezza e dell’altezza;
• Metro quadro con minimo di fatturazione;
• Varianti in funzione delle caratteristiche del progetto inserite al momento del preventivo o dell’ordine;
• Pezzo con un prezzo corrispondente ad ogni progetto.

1.5 Modulo GSA

Il modulo GSA permette di controllare l’avanzamento dei documenti creando attività di promemoria e di controllo. Questo processo è configurabile e gestibile da parte del cliente personalizzando sia la variazione dello stato dei documenti che la generazione di attività e promemoria delle stesse. Il modulo GSA permette di creare delle azioni collegate alla variazione dello stato dei contatti/clienti o dei documenti, preventivi, ordini clienti, ordini fornitori, DDT e fatture.

1.6 Il Modulo Gestione Acquisti

E' possibile creare un ordine per il fornitore e gestirne la valutazione finale in relazione alla fattura di acquisto associata, al fine di ottenere i margini di commessa. Controllare lo stato di avanzamento degli ordini del fornitore, ad esempio: Da inviare, Inviato, Consegnato, Parzialmente consegnato, etc.

1.7 Il Modulo DDT

E’ possibile realizzare DDT utilizzando i dati dell’ordine cliente. Si evitano così inutili reinserimenti dei dati, velocizzando l’emissione dei DDT.

1.8 Il Modulo Posa

E’ possibile realizzare generare degli ordini di posa a partire dagli ordini dei clienti, stabilendo le tempistiche di posa in relazione al costo della posa o per tempistiche legate al prodotto da installare. Gli ordini di posa possono comprendere anche ordini per rilievo misure e manutenzione. La pianificazione delle diverse attività può avvenire sia manualmente che automaticamente, tenendo conto degli impegni già pianificati per squadre di posa, operatori e attrezzature (furgoni, scale mobili, gru, ecc.).

1.9 Il Modulo creazione Fatture

E’ possibile realizzare Fatture dei serramenti importando ordine cliente o DDT. Nella fattura si possono importare a livello descrittivo il calcolo Ecobonus con riepilogo delle detrazioni. Gestione dello sconto in fattura in valore percentuale che in valore assoluto, tutto pero legato al mondo del serramento. Il software non invia le fatture allo SDI ma genera l'espostartazione della fattura in formato XML che dovra essere riprocessato da un gestionale per invio allo SDI.